El lunes a las 8:00, el gerente de una empresa de distribución recibe en su email un PDF con las ventas de la semana anterior, los productos con stock bajo mínimo y una comparativa con la semana anterior. Nadie lo ha preparado. Nadie ha madrugado. El sistema lo ha hecho solo.
Esto es lo que construimos, cómo funciona y qué necesitas para tenerlo en tu empresa.
## El problema que resuelve
En la mayoría de PYMEs, los informes semanales siguen siendo manuales. Alguien — casi siempre la misma persona — dedica entre 1 y 3 horas cada lunes a abrir cuatro herramientas distintas, copiar números, pegarlos en un Excel, hacer los cálculos y mandarlo por email.
Es trabajo que no requiere criterio profesional. Solo tiempo. Y ese tiempo tiene un coste real.
## Cómo funciona el flujo
El sistema tiene cuatro pasos que se ejecutan automáticamente cada domingo a las 23:00, para que el informe llegue antes de que nadie abra el ordenador el lunes.
### Paso 1 — Recoger los datos
Dependiendo de dónde vivan los datos del cliente, el flujo los recoge de:
– Google Sheets o Excel en OneDrive
– El ERP o software de gestión vía API
– WooCommerce, Shopify u otra plataforma de ventas
– Una base de datos directamente
En n8n, esto es un nodo de trigger programado (cron) más un nodo de conexión con la fuente de datos. Cinco minutos de configuración si la herramienta tiene integración nativa.
### Paso 2 — Analizar con IA
Los datos brutos no son un informe. Son números. La IA convierte esos números en texto legible, detecta anomalías y redacta las conclusiones clave.
Le pasamos los datos a Claude o GPT con un prompt que define el formato del análisis: qué comparar, qué destacar, qué tono usar. El resultado es un texto listo para incluir en el informe.
Ejemplo de lo que genera la IA con datos de ventas semanales:
> «Las ventas de la semana han sido de 12.840€, un 8% por encima de la semana anterior. El producto con mejor rendimiento ha sido [X] con 34 unidades vendidas. Se detectan 3 referencias con stock por debajo del mínimo recomendado.»
### Paso 3 — Generar el PDF
Con el análisis listo, el flujo genera un PDF con el formato y la imagen de marca del cliente. Portada, resumen ejecutivo, tablas de datos y conclusiones.
Esto se puede hacer con una plantilla HTML que se convierte a PDF, o con herramientas específicas de generación de documentos conectadas vía API.
### Paso 4 — Enviar por email
El PDF se adjunta a un email que llega a las personas definidas por el cliente — dirección, gerencia, el comercial responsable. Con asunto personalizado, cuerpo breve y el archivo adjunto.
Si algo falla en cualquiera de los pasos anteriores, en lugar del informe nos llega a nosotros una alerta de error. El cliente no se entera del fallo — nosotros lo resolvemos antes de que afecte.
## Qué necesita tu empresa para tenerlo
Tres cosas:
– Tus datos tienen que estar en algún sistema digital (no en papel)
– Ese sistema tiene que tener API o exportación automática (la mayoría los tienen)
– Alguien tiene que definir qué quiere ver en el informe (eso lo hacemos juntos en la auditoría)
No necesitas cambiar tu software actual. No necesitas departamento de IT. No necesitas saber qué es n8n.
## Cuánto cuesta y cuánto tarda
Un flujo de informe semanal de complejidad media — datos de una fuente, análisis con IA, PDF y envío — suele estar listo en 1 a 2 semanas desde que empezamos.
El coste depende de la complejidad de los datos y de cuántas fuentes hay que conectar. En nuestra página de [automatización de procesos](/servicios/automatizacion-procesos) tienes los rangos de precio orientativos.
El mantenimiento mensual — para que el flujo siga funcionando aunque cambien las APIs o los formatos de datos — parte de 150€/mes.
## El resultado
El lunes a las 8:00, el informe está en la bandeja de entrada. La persona que antes lo preparaba está haciendo otra cosa. Los datos son siempre los mismos, en el mismo formato, sin errores de copia.
No es tecnología del futuro. Es una automatización que construimos en días y que funciona sola durante años.
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